Filmy instruktażowe
Wprowadzenie

Witaj Fizjoterapeuto! Zapraszamy do obejrzenia serii filmów instruktażowych, które pomogą Ci zapoznać się z systemem AsPhys. System ten dzięki swym funkcjonalnościom pozwala na tworzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej (m.in. w postaci kart pacjentów) w wersji elektronicznej. Asphys umożliwia korzystanie z czytelnego i bardzo intuicyjnego kalendarza pracy. Daje możliwość tworzenia wielu zestawień, obrazujących zarówno postęp terapii jak i dane finansowe poszczególnych terapeutów, ich grup oraz całej placówki.
Przedstawione w kolejnych filmach funkcjonalności pozwalają w sposób łatwy i przejrzysty zarządzać gabinetem fizjoterapeutycznym zarówno jedno jak i wieloosobowym. System Asphys jest zgodny z obowiązującymi przepisami, a w szczególności spełnia wymagania rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.

Pierwsze kroki

Ten film pokazuje jak każdy użytkownik może zalogować się do systemu AsPhys, który wspiera codzienną pracę gabinetów fizjoterapeutycznych. Logowanie odbywa się przy wykorzystaniu danych dostępnych tylko dla danego użytkownika, co gwarantuje zachowanie wymaganych zasad bezpieczeństwa. Demonstrujemy, jak po zalogowaniu możemy zmienić swoje hasło tak, aby nikt inny nie uzyskał dostępu do naszego konta. Mówimy o tym, iż bezpieczne korzystanie z systemu wspierającego pracę naszego gabinetu fizjoterapeutycznego jest możliwe tylko wtedy gdy nasze hasło logowania spełnia określone kryteria. Dzieje się tak, gdy składa się ono z małych i dużych liter, cyfr oraz znaków specjalnych, w liczbie nie mniejszej niż 8 znaków łącznie. To są podstawy naszej pracy z wykorzystaniem Asphys, nasze pierwsze kroki, ale jakże ważne.

Rejestracja nowego pacjenta

Ten odcinek naszej serii przedstawia sposoby dodania do bazy placówki nowych pacjentów. Są dwa poziomy, z których możemy do naszej kartoteki dopisać pacjenta. Pierwszy z wykorzystaniem modułu Pacjenci, poprzez który to moduł mamy dostęp do pełnego zestawienia wszystkich pacjentów naszej placówki, a drugi sposób to procedura wykorzystująca zakładkę Grafik. To działanie pozwala nam dodać pacjenta jednocześnie wykorzystując funkcjonalność rezerwacji terminu wizyty w grafiku wybranego terapeuty. To, który z tych sposobów będzie częściej używany w Waszej placówce zależy wyłącznie od tego, który schemat działania będzie dla Was bardziej przyjazny lub powiązany z kolejną czynnością, np. rezerwacją terminu. System Asphys jest przyjazny i intuicyjny, tak więc wybór ścieżek postępowania należy całkowicie do naszych użytkowników.

Dostosowanie systemu AsPhys dla placówki większej niż jednoosobowa

Czwarty film naszej serii będzie pomocny szczególnie tym fizjoterapeutom, którzy prowadzą placówki wieloosobowe. Przedstawiamy w nim mechanizmy pozwalające skonfigurować system pod indywidualne potrzeby placówki z uwzględnieniem posiadanych możliwości. Pokażemy Wam jak określić godziny pracy widoczne na grafiku, jak w celu wyróżnienia nadać kolorystykę salom, w których odbywają się zajęcia fizjoterapeutyczne. Przedstawimy jak zdefiniować „pojemność” każdego gabinetu, co jest szczególnie przydatne w celu ochrony przez umówieniem większej liczby pacjentów niż jesteśmy w stanie przyjąć w tym samym czasie. Film demonstruje także jak dodać kolejnego użytkownika systemu AsPhys, określić jego rolę co jest ściśle powiązane z dostępem do funkcjonalności AsPhys. Pokazujemy jak podzielić fizjoterapeutów poprzez zakwalifikowanie ich do grup użytkowników. To, w jaki sposób skonfigurujecie swoją placówkę jest niezbędnym elementem czytelnego zobrazowania jak Wasza placówka funkcjonuje. Odpowiednie „poukładanie” pewnych elementów pozwoli zobaczyć rzeczy, o których do tej pory nie pomyśleliście. Po obejrzeniu tego filmu i wykorzystaniu zawartych w nim treści obraz Waszej placówki przestanie być mglisty i nabierze ostrości.

Czym jest problem medyczny w systemie AsPhys

Jednym z głównych elementów, na które został położony nacisk podczas projektowania systemu AsPhys jest dążenie do uporządkowania danych gromadzonych przez placówkę fizjoterapeutyczną. Uporządkowanie to dotyczy zarówno sfery zarządczej jak i medycznej dlatego też wszystkie konsultacje i wizyty, które odbywa pacjent w placówce grupowane są w zbiory nazywane problemami medycznymi. Dany problem może być oznaczony konkretnym rodzajem jak np. wczesne usprawnianie, wada postawy lub problem bólowy. Dzięki wprowadzeniu pojęcia problemu medycznego w AsPhys nigdy nie napotkacie kłopotów z wydaniem pacjentowi dokumentacji medycznej dotyczącej jego określonej dysfunkcji oraz będziecie w stanie dokładnie podać liczbę i wartość wizyt wykonanych w jej zakresie. Rzetelne zestawienie dokumentacji w ramach określonego problemu medycznego jest często wykorzystane przez pacjentów w procedurach zwrotu kosztów np. z ubezpieczalni czy zakładu pracy. Jak wykorzystać system AsPhys by w sposób rzetelny i przejrzysty prowadzić dokumentację medyczną pacjenta w podziale na problemy medyczne obrazuje ten film naszej serii.

Karta konsultacji

Karta konsultacji jest dokumentem wypełnianym przeważnie podczas pierwszej wizyty pacjenta w placówce fizjoterapeutycznej. W ramach karty, osoba z uprawnieniami konsultanta uzupełnia opisy badania podmiotowego i przedmiotowego, formułuje zalecenia terapeutyczne oraz uzupełnia wybrane protokoły badań. Karta może być także dodatkowo wzbogacona poprzez wskazanie jednostek z katalogu ICD10 lub ICF oraz dodatkowych zabiegów zaleconych w formie opisowej bądź jako procedury ICD9.
Karta konsultacji posiada także funkcjonalność generowania dokumentów wydawanych pacjentowi takich jak skierowanie, zlecenie, zalecenie, informacja o stanie zdrowia czy zwolnienie.
Wszelkie dokumenty w formie elektronicznej jak np. zdjęcia czy skany papierowej wersji dokumentacji dostarczane przez pacjenta mogą stanowić załączniki do karty konsultacji.
W ostatniej fazie konsultant opisuje na karcie konsultacji tzw. czerwone flagi, czyli najważniejsze uwagi dot. pacjenta jak np. schorzenia przewlekłe lub inne, mogące mieć wpływ na przebieg terapii, na które koniecznie należy zwrócić uwagę w dalszym procesie usprawniania.
Wygląd i funkcjonalności karty konsultacji zostały omówione w załączonym materiale.

Grafik - podstawowe operacje

Czym jest grafik dla fizjoterapeuty w jego codziennej pracy? Jako autorzy systemu Asphys, którego zadaniem jest wspieranie w codziennej pracy gabinetów fizjoterapeutycznych, uznaliśmy, że jest to miejsce w systemie, gdzie każdy użytkownik statystycznie będzie spędzał najwięcej czasu. Co to dla nas oznaczało? Nic innego jak to, że powinno ono być dla każdego fizjoterapeuty – użytkownika naszego systemu, jak najbardziej przyjazne, czyli przejrzyste i intuicyjne. Opinie naszych partnerów świadczą o tym, że założony cel udało nam się osiągnąć, a funkcjonalności tam zawarte w pełni odpowiadają na potrzeby osób korzystających z Asphys. Tak więc w grafiku znajdziecie możliwość pokazania czasu pracy pojedynczego terapeuty, wybranej grupy użytkowników bądź całej placówki. Pokazujemy Wam jak w łatwy sposób poruszać się pomiędzy wybranymi dniami, tygodniami, a także dowolną datą w przeszłości i przyszłości. W tym filmie znajdziecie wskazówki jak umówić pacjenta w odpowiednim miejscu w grafiku, a gdy zajdzie potrzeba, jak umówioną wizytę przenieść na inny termin, jak zmienić terapeutę lub w prosty sposób zarezerwować inny gabinet w celu przeprowadzenia w nim terapii. Swobodne poruszanie się w obrębie grafiku, to podstawa Waszej codziennej pracy w gabinecie z wykorzystaniem systemu Asphys.

Grafik - statusy terminów i wizyty stałe

W drugim filmie, nawiązującym do omówienia funkcjonalności systemu Asphys w obszarze grafiku, przedstawiamy założenia dotyczące statusów wizyt. Ich podział na wizyty planowane, wykonane i anulowane jest wiernym odzwierciedleniem sytuacji z jakimi mamy do czynienia w codziennej pracy każdej placówki fizjoterapeutycznej. Omówimy znaczenie każdego statusu wizyty, ze szczególnym zwróceniem uwagi na wizyty anulowane, gdzie zaznaczamy, jak ważnym elementem jest wypełnienie pola uwag administracyjnych do bieżącego terminu, w którym, w opisowej formie, należy sprecyzować przyczynę anulowania wizyty, ponieważ treść ta widoczna będzie w rejestrze pacjenta i da nam obraz przebiegu terapii w obszarze niemedycznym. Te dane możemy następnie zestawić z zaleceniami częstotliwości terapii, sformułowanymi przez konsultanta w karcie pacjenta podczas konsultacji. Podane i widoczne w rejestrze informacje na temat przyczyn anulowania wizyt stanowią istotny materiał w relacji z pacjentem. W filmie omawiamy również cechy wizyty stałej, czyli możliwość rezerwacji terminów u danego terapeuty dla wybranego pacjenta z zadanym interwałem czasowym w zdefiniowanym okresie. Pokazujemy także wszystkie operacje jakie możemy przeprowadzić na wizytach stałych.

Grafik - absencje

Kolejny film opisujący funkcjonalności zawarte w grafiku dotyczy tematyki absencji. Dzień pracy fizjoterapeuty jest różny. Specjaliści pracujący z małymi dziećmi przyjmują pacjentów od wczesnych godzin rannych, natomiast ci, którzy zajmują się problemami bólowymi często umawiają pierwszą wizytę dopiero na godzinę trzynastą, a nawet później. Nierzadko fizjoterapeuci uczestniczą w szkoleniach bądź sami je prowadzą, co także ma wpływ na ich dostępność dla pacjentów. Wszystkie te sytuacje powinny mieć swoje odzwierciedlenie w grafiku pracy. Jeśli dana osoba nie jest dostępna, w jej grafiku zostaje naniesiona absencja. Dzięki temu nie wydarzy się sytuacja, kiedy pacjent pojawia się w placówce, ale nikt na niego nie czeka, bo terapeuta jest nieobecny. Absencje mogą być zarówno długie jak i krótkie, jednorazowe i stałe, czyli powtarzalne co tydzień bądź dwa. Pełna dowolność w konfigurowaniu grafiku powoduje, iż dokładnie oddaje on dostępność każdego terapeuty dla jego pacjentów.

Grafik - seryjne umawianie wizyt

Sytuacją często występującą podczas planowania terapii pacjenta jest konieczność szybkiego umówienia kilku wizyt terapeutycznych, w ramach których zrealizowane zostaną zalecenia określone podczas konsultacji. Ten film pokazuje, jak poradzić sobie z takim zdarzeniem wykorzystując ergonomiczne i intuicyjne narzędzie dostarczane przez Waszego wirtualnego asystenta AsPhys.
Aby seryjnie umówić wizyty należy powielić już zaplanowaną pojedynczą wizytę terapeutyczną i ulokować w grafiku terapeutów jej kolejne kopie w terminach odpowiadających możliwościom pacjenta. W każdej chwili możemy usunąć zaplanowaną, ale jeszcze niepotwierdzoną wizytę, jeśli pacjent np. nagle przypomni sobie, że w danym dniu o umówionej już godzinie jednak nie może się pojawić. Po zaplanowaniu wizyt seryjnych możemy zdecydować o tym, czy dla tych wizyt system ma standardowo wysyłać przypomnienia za pomocą wiadomości SMS, czy też umówioną serię wizyt wyłączamy z tej funkcjonalności. Dodatkowo istnieje możliwość przygotowania, wydrukowania oraz wydania pacjentowi zaplanowanego harmonogramu wizyt.

Przykładowy przebieg terapii pacjenta

W poprzednich filmach pokazaliśmy większość mechanizmów, za pomocą których system AsPhys pomaga fizjoterapeutom podczas codziennej pracy. W tym odcinku podsumowujemy wiadomości przekazane we wcześniejszych materiałach i demonstrujemy przykładowy przebieg terapii pacjenta.
Zarówno w codziennej praktyce jak i w tej prezentacji proces terapeutyczny rozpoczynamy od zarejestrowania pacjenta, dodania go do kartotek placówki i umówienia na konsultację. W kolejnym kroku programowany jest przebieg terapii poprzez zaplanowanie kilku wizyt terapeutycznych. Dodatkowo, narrator w roli konsultanta, na prośbę pacjenta, generuje w postaci pliku w formacie PDF dokumentację opisującą przebieg procesu terapeutycznego.
Przedstawione i opisane wydarzenia mają miejsce każdego dnia w setkach placówek fizjoterapeutycznych na terenie całego kraju. Zobacz ten film i zastanów się, czy jest jeszcze coś, w czym AsPhys może Cię wyręczyć?