Zarządzaj lepiej swoim gabinetem dzięki raportom i analizom dostępnym w Asphys

O wyjątkowości systemu informatycznego Asphys, którego zadaniem jest wspieranie codziennej pracy gabinetów fizjoterapeutycznych jedno i wieloosobowych, napisano już bardzo dużo. Napisaliśmy wiele zarówno my, jako jego autorzy i producenci, ale napisali także nasi użytkownicy i klienci w swoich recenzjach i komentarzach.

Istnieje jednak mniej znany obszar naszego systemu, który powstał z myślą o użytkownikach doceniających rolę i wagę zestawień, raportów, statystyk i analiz. Dodatkowo świadomość o konieczności korzystania z takich narzędzi powoduje, że użytkownicy ci nie wyobrażają sobie prowadzenia swojej firmy bez wglądu w rzeczywiste dane bieżące oraz, co równie ważne, w dane historyczne, dzięki czemu mogą wyciągać określone wnioski, a także prognozować przyszłość. Nie można bowiem skutecznie prowadzić firmy nie mając wiedzy na temat tego co dzieje się z liczbami i wartościami w szeroko rozumianym kontekście analizy statystyk. Wiedza o tym jak rozkłada się liczba wizyt odbytych, jaka jest ich wartość, jaka liczba wizyt anulowanych występuje w placówce, jest po prostu bezcenna,

Na te funkcjonalności systemu Asphys zawarte w zakładce Raportowanie w sekcji zestawień, nie mieliśmy do tej pory okazji zwrócić szczególnej uwagi naszych odbiorców.

To dzięki posiadaniu zawartej tam wiedzy, jako zarządzający placówką możemy projektować budżety, prognozować przychody i zyski lub być świadomi i przygotować się na nadchodzące słabsze miesiące. To dzięki analizie zdarzeń ekonomicznych występujących w naszej firmie dostrzec możemy pewne zależności, dowiedzieć się o sezonowości, możemy mieć świadomość skuteczności każdego naszego pracownika, możemy wiedzieć wreszcie jaka grupa naszych pacjentów jest dla nas kluczową (która grupa jest wiodącą), a z drugiej strony dowiedzieć się potencjał którego naszego działu słabnie. To nieocenione móc zareagować w odpowiednim momencie, we właściwym czasie tak, aby nie narazić się na straty finansowe. Bardzo przydatne jest móc, dzięki odpowiedniej wiedzy, zaprojektować urlopy naszych pracowników, ponieważ zestawiając ich potrzeby z wiedzą w jakim okresie statystycznie pacjentów w danym dziale, gdzie pracuje wybrany pracownik, jest najmniej, możemy te okresy wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności ustalając terminy urlopów. Będziemy także wiedzieć, na których okresach powinno nam szczególnie zależeć, abyśmy mieli do dyspozycji wszystkich naszych terapeutów. Dzięki funkcjonalnościom systemu Asphys, a w zasadzie narzędziom zawartym w zakładce RAPORTOWANIE, które poniżej omawiamy, jesteśmy w stanie wypracować wiele mechanizmów, które uchronią nas od błędów lub ograniczą nasze straty do minimum.

Na obecną chwilę daliśmy możliwość wygenerowania sześciu raportów, dzięki którym możemy ze sobą zestawić dane i otrzymać następujące obrazy.

  1. Miesięczna statystyka terminów

    To raport, który za pomocą wykresu słupkowego obrazuje, jakie wyniki nasza cała firma, wybrana grupa użytkowników lub konkretny pracownik wypracowali na zadany dzień, zarówno w miesiącu bieżącym, jak i w poprzednich miesiącach (zestawionych w celach porównawczych), których liczbę braną do analizy określamy sami. Pod pojęciem wypracowane wyniki rozumiemy tutaj wartości obrotów na dowolnie wybrany dzień, ilości wykonanych na ten dzień wizyt oraz ilości wizyt anulowanych (wszystkie te wartości zestawione zostały narastająco, do zadanego dnia włącznie).

  2. Dzienna statystyka wykonanych terminów (narastająco)

    Drugi z raportów obrazuje, w formie wykresu liniowego tworzonego narastająco, jakie wyniki zarówno cała firma, wybrana grupa użytkowników, bądź poszczególny terapeuta wypracowali w dowolnie wybranym miesiącu w zestawieniu z tym samym miesiącem roku poprzedniego (dzięki temu uzyskujemy duże prawdopodobieństwo zestawienia tych samych parametrów) oraz dowolnie wybranym miesiącem historycznym. Dzięki temu wykresowi widoczny jest codzienny progres wartości obrotów, w stosunku do zadanych danych historycznych, co wprost pokazuje, czy poddana analizie jednostka rozwija się (gdy jest widoczny wzrost aktualnych wartości), czy też nie, w wypadku gdy wartości bieżące w stosunku do historycznych są mniejsze. Poddając analizie w tym raporcie bieżący miesiąc, zestawiony zostanie okres do dnia bieżącego.

  3. Rozkład realizacji terminów w ramach placówki

    Raport ten w ujęciu kołowym obrazuje rozkład liczby terminów wykonanych (wizyt odbytych) i ich wartość oraz liczbę terminów anulowanych, w dowolnie zadanym okresie, w podziale na wszystkich użytkowników funkcjonujących w ramach naszej placówki. Widoczne dzięki niemu jest zaangażowanie każdego pracownika na tle całego zespołu firmy.

  4. Rozkład realizacji terminów w ramach grupy

    Te same informacje jak w raporcie opisanym w pkt. 3 obrazującym dane dla całej naszej placówki (wszystkich użytkowników), lecz tylko dla części naszych terapeutów, funkcjonujących w placówce w ramach określonej grupy użytkowników, otrzymamy wykorzystując kolejne narzędzie do analizy. Obrazuje ono również w ujęciu kołowym, jak na wyniki finansowe pracuje poszczególny terapeuta na tle innych działających w ramach tej samej grupy użytkowników (wykres jest porównaniem wyników pracy terapeutów korzystających teoretycznie z tych samych parametrów mających wpływ na efektywność pracy, stworzonych w ramach naszej placówki).

  5. Odzyskanie czasu wizyt anulowanych w ramach pracownika

    Piąty raport pozwala na zbadanie skuteczności i umiejętności odzyskania czasu utraconego, każdego z osobna użytkownika systemu działającego w ramach naszej placówki. Poddany analizie utracony czas pochodzi z wizyt wcześniej umówionych i nie odbytych w związku z anulowaniem ich zarówno z winy pacjenta jak i terapeuty. Raport, w ujęciu słupkowym w zadanym przez nas okresie, pokazuje jaki wszyscy nasi użytkownicy mają stosunek wizyt anulowanych (określonych w łącznym wymiarze czasu), do wizyt wykonanych, umówionych w miejsce tychże wcześniej anulowanych. Raport określa jaka jest wartość pieniężna wizyt wykonanych w zamian za te wcześniej anulowane i jaki jest procentowy udział wizyt wykonanych w stosunku do tych, których teoretycznie miało nie być w związku z ich anulowaniem.

    Przedstawione w tym raporcie dane mogą nam wiele powiedzieć o pracy każdego z naszych terapeutów i umiejętności odnalezienia się przez nich w sytuacji teoretycznej utraty przychodów i podjęcia działań zmierzających do minimalizowania strat finansowych, które niesie za sobą każda wizyta anulowana. Raport pokazuje rzeczywistą liczbę godzin, jaką stracilibyśmy bez podjęcia działań polegających na odzyskaniu tego czasu przez umówienie w takie miejsce innego pacjenta.

  6. Odzyskaniu czasu wizyt anulowanych w ujęciu miesięcznym

    Ostatni z opracowanych dotychczas przez nas raportów obrazuje, również w ujęciu słupkowym, dla całej naszej firmy (dla wszystkich użytkowników) lub dla wybranego pojedynczego użytkownika, stosunek czasu wizyt anulowanych do czasu wizyt wykonanych, umówionych w miejsce tychże anulowanych. Raport ten zestawia ze sobą zadane okresy biorąc pod uwagę pełne miesiące. Ujawnia on przede wszystkim skalę wizyt anulowanych z jaką mamy do czynienia każdego miesiąca oraz skuteczność poszczególnego terapeuty oraz całej naszej firmy w odzyskaniu tego potencjalnie utraconego czasu, a co ściśle się z tym wiąże, minimalizowania strat finansowych.

Wszystkie opisane powyżej raporty pozwalają nam w sposób obiektywny i beznamiętny ujawnić silne i słabe strony każdej firmy, zobrazować dane, o których często nawet nie mamy pojęcia, pokazują nam zależności i obrazy, które wydawałoby się że nas nie dotyczą (w tym miejscu należy zaznaczyć, że najlepszym przykładem jest uświadomienie sobie np. skali liczby wizyt anulowanych).

Nie mamy często świadomości, że pewne zdarzenia mające bezpośredni wpływ na nasze finanse, występują u nas w takim wymiarze i skali. Wykorzystanie proponowanych przez nas – twórców systemu Asphys – opisanych powyżej narzędzi, ma na celu uchronić naszych partnerów, użytkowników naszego systemu, przed skutkami niewiedzy i braku orientacji w sferze zarządczej. Przygotowaliśmy opisane powyżej narzędzia po to aby nasi użytkownicy byli jeszcze bardziej skuteczni w swych działaniach i mogli podejmować, w sposób jak najbardziej świadomy, decyzje mające wpływ na swoje wyniki finansowe, a także aby mieli możliwość wyprzedzania zdarzeń i ochrony przed utratą realnych korzyści.

Archiwum