FAQ
Wysokość comiesięcznej (bo tak zakłada cennik) opłaty abonamentowej uzależniona jest od struktury placówki fizjoterapeutycznej. Oznacza to, że kwota faktury wynika z liczby i rodzaju użytkowników w określonych rolach. Symulację dotyczącą obliczenia opłaty abonamentowej można przeprowadzić przy wykorzystaniu kalkulatora.
W systemie AsPhys istnieje 5 ról użytkowników, do których zostały przypisane określone uprawnienia. W każdej placówce musi występować użytkownik w roli właściciela, co umożliwia pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności programu. Różnice w uprawnieniach poszczególnych ról zostały przedstawione w tabeli.
Na chwilę obecną system AsPhys nie wspiera procesu rejestracji pacjentów w trybie on-line.
Jedną z funkcjonalności systemu AsPhys jest wysyłanie pacjentom powiadomień SMS o zbliżającym się terminie wizyty. Właściciel (oraz administrator) placówki ma możliwość samodzielnego określenia treści i czasu, kiedy takie powiadomienie zostanie wysłane do pacjentów. Wykorzystanie tej funkcjonalności jest opcjonalne. Zarówno włączyć, jak i wyłączyć funkcję wysyłania powiadomień SMS, można w dowolnym momencie korzystania z AsPhys.
Decydując się na włączenie powiadomień SMS, każdemu użytkownikowi w roli medycznej (właściciel, konsultant, terapeuta) zostaje automatycznie przyznany pakiet SMS w liczbie 100 sztuk na każdą rolę, do wykorzystania w danym miesiącu kalendarzowym. Przyznane SMS–y tworzą wspólną pulę dla całej placówki. W sytuacji, gdy w danym miesiącu kalendarzowym placówka wykorzystałaby cały pakiet, do momentu odnowienia się puli (następuje to z początkiem kolejnego miesiąca kalendarzowego) placówka korzysta z dodatkowych SMS–ów, rozliczanych jednostkowo według cennika.
W zależności od wielkości placówki oraz sposobu jej funkcjonowania, aby zachować przejrzystość grafików pracowników w rolach medycznych, w systemie AsPhys została wprowadzona funkcjonalność polegająca na grupowaniu terapeutów w ramach określonych wspólnych funkcji, czy grup tematycznych. Są to „grupy użytkowników”, czyli, innymi słowy, zespoły terapeutów zajmujących się np. podobnymi przypadkami medycznymi, podobnymi grupami pacjentów, pracującymi takimi samymi metodami itp. Możemy więc utworzyć oddzielną grupę dla konsultantów, terapeutów dziecięcych, terapeutów zajmujących się wadami postawy lub terapią manualną. W przypadku, gdy placówka funkcjonuje w dwóch lub więcej odrębnych lokalach, terapeuci w każdym lokalu mogą stanowić odrębną grupę użytkowników. W placówce jeden terapeuta może występować w wielu grupach użytkowników jednocześnie. Podział na grupy i ich konfiguracja leży w kompetencjach właściciela placówki.
Aby zarejestrować nowego pacjenta w systemie AsPhys, należy go dodać do kartoteki pacjentów, uzupełniając niezbędne pola tj. imię pacjenta, jego nazwisko i numer telefonu (pozostałe dane mogą zostać uzupełnione w późniejszym etapie procesu terapeutycznego). Po dodaniu pacjenta do kartoteki możemy umówić go na pierwszą wizytę w ramach określonego problemu medycznego. System AsPhys wymusza na nas rozpoczęcie procesu terapeutycznego od przeprowadzenia konsultacji, porady lekarskiej lub wizyty bazującej na zleceniu zewnętrznym. Wszystkie czynności jakie należy wykonać w celu umówienia pacjenta po raz pierwszy zostały przedstawione w filmie instruktażowym.
W systemie AsPhys zostały zdefiniowane 15 minutowe moduły czasowe, których wielokrotność powinna wyznaczać czas pracy z każdym pacjentem. Domyślny czas trwania konsultacji fizjoterapeutycznej i porady lekarskiej to 30 minut, natomiast długość wizyty terapeutycznej została przyjęta domyślnie jako jednostka 45 minutowa. Jest to widoczne podczas umawiania pacjenta na termin wybranego zdarzenia. Jednakże w dowolnej chwili jest możliwość zmiany czasu trwania poszczególnych wizyt wydłużając, bądź skracając je o 15 minutowe okresy.
W systemie AsPhys nie ma możliwości usunięcia wizyty lub konsultacji. Każde zdarzenie jest rejestrowane, stąd wizyty które się nie odbyły możemy jedynie anulować. Wykorzystując tę funkcjonalności system wymusza podanie z jakiej przyczyny wizyta się nie odbyła, a fakt ten, wraz z naniesioną adnotacją, jest widoczny w rejestrze dostępnym z poziomu kartoteki pacjentów. Domyślnie, anulowana wizyta jest widoczna na grafiku i cechuje się zmniejszeniem rezerwacji terminu o połowę. Z takiego widoku możemy zrezygnować zaznaczając w panelu Ustawienia opcję Ukrywanie anulowanych wizyt. Rezygnacja z widoku anulowanej wizyty w grafiku nie zmienia faktu odnotowania jej w rejestrze pacjenta.
Możliwość pobierania wszystkich plików tworzonych w systemie AsPhys w formatach PDF czy XLS dostępna jest jedynie dla użytkowników, którzy podpisali Umowę o świadczenie usług z dostawcą systemu AsPhys. Dostęp do funkcjonalności programu jaki posiadają placówki w okresie testowym w wyniku akceptacji Regulaminu jest ograniczony; ograniczenia dotyczą między innymi możliwości pobierania plików.
Użytkownik systemu AsPhys w roli właściciela lub administratora ma możliwość konfiguracji grafiku według którego odbywa się praca w danej placówce. Jednym z elementów takiej konfiguracji jest określenie godzin funkcjonowania placówki. Poza tym, nie każdy użytkownik w roli medycznej pracuje w pełnych godzinach funkcjonowania placówki, tj. od jej otwarcia do zamknięcia, dlatego AsPhys posiada funkcjonalność umożliwiającą wyłączanie z grafiku, indywidualnie dla każdego użytkownika, okresów w każdym dniu, gdy jest on nieobecny lub chce mieć przerwę w prowadzeniu terapii. Za pomocą ustawienia absencji możemy również wyłączyć u każdego użytkownika całe dnie i tygodnie np. podczas urlopu.Ustawień dotyczących absencji może dokonywać każdy z użytkowników systemu AsPhys. Jak w prosty sposób ustawić absencje, w tym absencje stałe, można dowiedzieć się z z filmu instruktażowego.
Często zachodzi potrzeba, aby pacjenci placówki mieli możliwość otrzymania dokumentacji jaka zostaje wytworzona w związku z realizacją procesów terapeutycznych. Pamiętajmy, że dokumentacja medyczna, bo taka powstaje w naszej placówce, jest własnością pacjenta i to on jest jej dysponentem. System AsPhys wspiera większość procesów jakie zachodzą podczas korzystania pacjentów z prywatnych gabinetów fizjoterapeutycznych, dlatego też posiada funkcjonalność pozwalającą na generowanie i drukowanie dokumentacji zarówno medycznej, jak i finansowo-rozliczeniowej. Właściciel placówki ma możliwość skonfigurowania systemu w taki sposób aby niezbędne dla pacjenta informacje zostały wydrukowane na dokumentach opatrzonych logo placówki. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu korzystania z tej funkcjonalności zostały opisane w filmie instruktażowym.
AsPhys udostępnia bezpłatną aplikację mobilną. Dzięki niej można szybko i wygodnie zyskać dostęp do systemu wspierającego działalność gabinetów fizjoterapeutycznych – zarówno jedno, jak i wieloosobowych. Aplikacja oferuje możliwość modyfikacji grafiku, anulowanie wizyt, wgląd do historii leczenia pacjenta, dodanie załączników i zdjęć do karty wizyty oraz jej rozliczenie. Można ją pobrać bezpłatnie z Google Play.
Załącznikiem do Umowy o świadczenie usług dostępu do AsPhys jest umowa powierzenia przetwarzania danych, która specyfikuje, jakie są zakresy odpowiedzialności poszczególnych stron – administratora danych oraz przetwarzającego.
System Asphys wspiera proces rozliczenia wykonanej usługi fizjoterapeutycznej do poziomu ewidencji kwoty oraz sposobu jej uregulowania. AsPhys nie jest jednak programem fiskalnym i nie posiada funkcjonalności drukowania faktur lub paragonów.
Częstym problemem osób, które prowadzą działalność leczniczą od dłuższego czasu, jest przeniesienie danych pacjentów do nowego systemu. Odpowiednio wykonane przeniesienie danych gwarantuje szybsze i wygodniejsze rozpoczęcie pracy w nowym systemie oraz, co równie ważne, pozwala na uporządkowanie i odświeżenie kartoteki pacjentów.
Jeśli więc, decydując się na rozpoczęcie współpracy z AsPhys, posiadasz dane pacjentów w postaci pliku/plików (np. pliki Excel – XLS/XLSX, CSV, XML, JSON) i chcesz, aby dane te znalazły się w systemie AsPhys, skontaktuj się z nami, a my doradzimy, w jaki sposób bezpiecznie przekazać te dane oraz ustalimy wspólnie, jaki ich zakres powinien zostać przeniesiony do struktur systemu AsPhys.